【一般事務のスキルやメリットってなに？】
こんにちは!
今回は前回に引き続き、一般事務に求められるスキルやメリットについて書かせていただきたいと思います(^^)/
私はこれまで販売や営業職に携わってきましたが、事務の方がおらず事務業務も全て自身で行っていたこともありました…。
なので、私の経験も含めてお伝えさせていただきます✍
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★求められるスキル〈あれば尚良し〉：PCスキル
前回の記事で書かせていただいたように、事務のお仕事には送り状の作成やデータ入力業務があります。
そのため、Word、Excelに関しては知識＆経験があればあるほど尚良しです!
使いこなすことによって、効率よく、楽に作業を進めることができます。
特にExcelにおいては苦手意識を持つ方が多いかもしれませんが、最近のWord、Excelはよくできたもので、
ポチっと押したらその通りにしてくれることが多いです!
うーん…語彙力のなさ…ごめんなさい…(泣)
例えばスマホで「泣き」と打つと、「(´;ω;｀)」みたいに候補顔文字を出してくれますよね!
Excelも同じ感じで、「ここに合計の数を出したい」と思ったら「オートSUM(合計)」をポチっと押せば数式を出してくれるのです!
「オートSUM(合計)」のように、元から用意されているテンプレを使えば難しいことはありません!
Excelはとても便利で奥が深く、様々なことができます。
Excelスキルを極めていると就職や転職に困ることなく、引く手あまたです!
また、事務職だけでなくITエンジニアのサポートなど、新たな道も開けます。
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★管理力
書類作成や郵便物の発送、来客対応など、自身でスケジュールをきちんと把握しておかなければなりません。
「この書類は〇〇日まで」「〇〇日に書類が届くから担当へ渡す」「〇〇日〇〇時にお客様がくる」など、管理能力が重要です。
前回記事でも書きましたが、会社の基本的な部分を担当しますので、管理を怠ると周りにも迷惑をかけてしまいます。
そのため、自身の業務をきちんと把握し、円滑に進める必要があります。
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★コミュニケーション力
こちらに関しては事務だけに言えることではありませんが、
お客様や営業、労務など、たくさんの方々との関りがあるポジションです。
業務を滞りなく進めるためにも、コミュニケーション力は最も重要なスキルのひとつです。
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★柔軟な対応力
事務の業務は大きな変動がなく、1日の流れもほとんど変わりません。
しかし、営業などから突発的な依頼も発生します。
「この入力を至急やってほしい」「この書類を確認したら郵送しといてほしい」etc…
もちろん自身の業務優先ですが、できる範囲であれば、ある程度の柔軟性が必要となります。
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ここまで求められるスキルをご紹介させていただきましたが、続いてお待ちかねのメリットについてご紹介させていただきます(*´▽｀*)笑
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★メリット：就業時間に大きな変動がない
事務のお仕事は毎日決まった業務が多く、突発的な業務や打ち合わせなどがほとんどありません。
そのため、お家のこともやらなければいけない方、お子さんがいる方でもスケジュール管理がしやすいです。
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★PCスキルが身につく
送り状の作成や入力業務、メール対応など、基本的なPC操作スキルがつきます。
例えばタイピングにしても、毎日文字を打たなければなかなか早く打てるようにはなりません。
一度WordやExcelに慣れてしまえば、そのスキルは1社だけでなく、他社でも通用します。
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★意外なスキルが身につく
例えば「この契約書の内容をチェックし、製本しておいてほしい」など、通常の業務以外のことを依頼されるかもしれません。
「え…」と思ってしまいがちですが、契約書にも様々な種類があり、内容もそれぞれ異なります。
意外とそのような契約書を手に取り、目にする機会は多くありません。
もちろん自身の知識だけではできないこともありますので、リーガルチェックと言って専門の方に依頼することもあるかと思います。
そういった類の書類がどのようなもので、どのような押し印が必要で、どのような場合に収入印紙が必要で…etc
など、予想していなかった知識を得ることもできます!
そういった意味でも、柔軟な対応力を持っていた方が自身のスキルアップにも繋がります!
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この他にも、事務の方々は各部署の業務内容を把握することもできます!
他の部署の人よりもより多くの部署との関りが発生するため、〇〇部署はこういう業務をしているんだな、
〇〇部署はこのように数字を作っているんだな…etc
このように、各部署の業務内容を把握し、全体の流れが見えるようになります!
そこからまた別の業種に興味を持ったり、勉強することができたりと、自身の道が広がる可能性もあります!
ではでは、今回はこのあたりで締めさせていただきます。
JHRでは事務職に関してのご相談も随時受け付けておりますので、お気軽にご連絡くださいませ(*’▽’)♪♪
