【一般事務ってどんなお仕事？】
こんにちは！
今回は一般事務について書かせていただきたいと思います(^^)/
一般事務ってよく聞くけど、具体的にどんなことをするのかイメージが湧かないなぁ～という方に!
少しでもイメージが湧くよう、お伝えさせていただきます✍
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★一般事務とは
会社にとって、欠かせない大事なポジションです。
電話受付や郵便物の確認等、広範囲に渡って業務を行います。
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★電話、問い合わせメール対応
会社には様々な方から電話やメールでの問い合わせがあります。
その際に一次対応を行い、各担当へ取り次ぎをします。
一般のお客様、企業の方への第一窓口となりますので、最初の印象付けにもなります。
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★簡易的な書類、メール作成
書類を発送する際の送り状やお礼状など、担当に代わり作成をします。
既にテンプレ―トが決まっている場合が多いので、難しい業務ではありません。
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★データ入力、書類整理
担当から渡されたデータを元に入力をしたり、書類をファイルに収めたりします。
入力業務に関しては数字などの入力が多く、Excelに理解があると効率よく進めることができます。
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★備品管理、来客対応
社内の備品管理や、来客された方への対応をします。
例えば社内で使う文房具の発注や通信機器の管理、来客の方のご案内、お茶出しなどを行います。
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このように、会社にとって基本的な部分の業務を幅広く担いますので、事務の方がいなければ会社はてんやわんやです(>_<)!
上記以外にも経理なども任されることがありますが、基本的には一般事務とは別に専任の部署が設けられている場合がほとんどです。
一次電話対応や来客対応など、最初に印象を与える、会社の顔といっても過言ではありませんし、
事務の方がいるからこそ、経理や営業など、各部署の方は自身の仕事に集中することができるのです。
私も営業をしていたころは、日々助けられていました!
「至急書類を郵送しなくちゃなのに時間がない!…〇〇さーん( ;∀;)!」
「はいはい!!〇〇会社にこれ送っておけばいいのね!」
「ありがとうございます( ;∀;)!本当に助かります( ;∀;)!」
みたいなやりとりがほぼ毎日ありました(笑)
サポートしてくれる事務の方がいるからこそ成り立っていました!
また、一般事務はOA事務(オフィスオートメーション)と言われることもあります。
こちらはPCなどの機器を使用し業務を効率化するという意味合いがありますが、PCを使うことが当たり前の現代ではあまり意味の違いはありません。
次の記事では、一般事務に求められるスキルやメリットを書きたいと思います!
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